Продукты

Формат PDF: кто и как с ним работает

Как часто вы работаете с документами в формате PDF? Что обычно с ними делаете – просто просматриваете, копируете информацию или вам периодически требуется исправить цифру-другую? Примерно такие вопросы – а также ещё несколько десятков похожих – мы задали этим летом более 500 сотрудникам, работающим в средних и крупных российских компаниях. И узнали много интересного о формате PDF и его роли в современном офисе.

Пара слов о формате

Формат PDF (portable document format, или формат переносимых документов) – это открытый стандарт для обмена электронными документами. Документы, формы, изображения и веб-страницы, преобразованные в PDF, корректно отображаются на любых устройствах, в том числе на смартфонах и планшетах. То есть вы можете быть уверены, что ваш отчёт в формате PDF смогут открыть все коллеги вне зависимости от того, пользуются ли они ПК, Маком или смартфоном с Андроидом.

Подмножество формата PDF – PDF/A – отлично подходит для долгосрочного архивного хранения. Из таких документов исключены некоторые особенности, которые не подходят для хранения, поэтому документ в этом формате и через несколько лет откроется в том же виде, в каком был архивирован.

Всё это делает формат PDF одним из самых удобных в работе.

Популярность PDF преувеличена… или нет?

Нет:)

Выяснилось, что PDF даже популярнее, чем мы ожидали: каждый второй респондент ответил, что регулярно сталкивается с необходимостью что-то сделать с PDF-документом. И чаще всего это не просто просмотр. Вот 5 наиболее популярных сценариев, которые выделили сотрудники:

  1. Поиск информации в тексте.
  2. Копирование данных.
  3. Работа со страницами в документе: например, нужно изменить их порядок, добавить новые или удалить существующие.
  4. Внесение небольших правок в текст PDF, к примеру, исправление ошибок и опечаток.
  5. Объединение файлов различных форматов  в PDF-документ.

Топ сценариев работы с PDF

С каждой из этих задач сталкиваются больше половины опрошенных. Некоторые задачи решаются с помощью простейших приложений для просмотра PDF, которые можно свободно скачать в интернете – они помогут вам открыть документ, найти в нём какую-то информацию и скопировать её (правда, не во всех случаях). С остальным сложнее.

Когда бесплатные программы не спасут

Предположим, вы обнаружили, что в важном PDF-отчёте опечатка. Что делать, как исправить? Достаточно просто: современные программы для работы с PDF умеют решать такие проблемы, и внесение правок в текст уже не является волшебством.

То же можно сказать и про объединение разных файлов в PDF – например, если у вас есть два вордовских документа и одна таблица в экселе, и вы очень хотите сформировать из этого отчёт. А если отчёт составил до вас кто-то не очень сведущий в этих делах, и страницы перепутаны местами, поправить это также несложно. Нужна просто специальная программа – и да, скорее всего она окажется платной.

Существует и ещё одна проблема, которую не в силах решить PDF-ридеры: PDF, полученные при сканировании. Предположим, вы попросили у коллеги отчёт в PDF, а он, не найдя его в своём компьютере, не растерялся и отсканировал бумажный экземпляр. Вы получаете документ, открываете его с помощью бесплатного ридера – и не можете скопировать нужный фрагмент. И вы не одиноки – с такой или похожей проблемой сталкивается 81% офисных сотрудников.

Почему эта проблема вообще возникает? Грубо говоря, при сканировании в файл добавляется только изображение документа – как если бы вы его сфотографировали. Для копирования, поиска и прочих операций нужен текстовый слой – а его ни в сканах, ни в фото нет. Что делать? Опять-таки поставить специализированную программу: она не просто откроет документ, но и распознает текст. Так что запомните – если сканируете бумажные документы, вам необходимо что-то сложнее бесплатной программки из интернета.

Кстати, что там с бумагой?

Судьба бумажных документов нам небезразлична: во-первых, мы за экологичность и спасение деревьев, во-вторых, наши программы и решения помогают компаниям переходить на электронный документооборот. Поэтому вопрос «Как за 2 года изменилось количество бумажных документов, с которыми вы работаете?»  очень нас интересовал.

Выяснилось, что, несмотря на появление все большего числа электронных документов, поток бумаги в офисе также увеличился. Это отметили 68% сотрудников – число немаленькое и явно свидетельствующее о том, что работы у нас еще много.

Время делать выводы

Выводы просты: офисные сотрудники всё чаще сталкиваются с PDF, причём для работы с ними зачастую требуется специальное программное обеспечение. Это ПО должно уметь работать со всеми типами PDF, в том числе и с отсканированными документами (не забываем о росте бумаги), а также быть простым и удобным.

Честно признаемся, что нас такие выводы радуют – ведь в начале этого года мы выпустили как раз такую программу, ABBYY PDF Transformer+. Она заслуживает отдельного подробного рассказа, так что следите за публикациями в блоге и подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить.

  • kezmann

    Хорошая статья и все подробно разъяснено. Конечно, pdf мы в офисной работе все используем, удобная форма и для писем клиентам, и для предоставления отчетности в различные контролирующие органы (налоговая, пенсионный фонд и т.д.)
    К слову, очень хорошо данная программа, представленная в этом статье успешно встроена в сервис электронного документооборота edoc.com.ua, которой пользуемся мы в нашей компании, удобно сразу одним кликом переводить любой документ в нередактируемый и удобный формат pdf.
    Конечно, существует много разных сопутствующих программ, но мы привыкли и нам удобно пользоваться именно edoc.com.ua.